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Große Aufgaben ganz klein gemacht

Liebe brainymotion-Freunde,

stehen Sie vor einer größeren Aufgabe und wissen gar nicht, wie Sie diese angehen sollen? Sie haben Angst, die Deadline zu verpassen oder zu versagen?

So ein riesiger Berg an Aufgaben kann wirklich beängstigend sein, muss es aber nicht. Denn ein großes Projekt besteht immer aus kleineren Aufgaben. Mit ein bisschen Planung klappt das dann auf jeden Fall. Ich habe Ihnen zur Verdeutlichung ein Beispiel mitgebracht:

Die Erstellung einer Unternehmensbroschüre - eine riesige Aufgabe

Nehmen wir mal an, Sie sind für die Erstellung einer Unternehmensbroschüre zuständig, diese muss in vier Monaten fertig und gedruckt sein. Erst einmal eine große Aufgabe, bei der man sich genau überlegen muss, was getan werden muss.

Brechen Sie die Aufgaben runter – bis diese ganz klein sind

Eine Möglichkeit wäre, dass Sie sich zunächst einmal alle Teilaufgaben, die erledigt werden müssen, aufschreiben. Beispiel: Konzept erstellen, Texte schreiben, Interviews führen, Grafikdesigner und Druckerei suchen. Diese kleine Gliederung ist ja schonmal ein Anfang, aber sieht irgendwie immer noch furchterregend aus.

Was würden Sie davon halten, den Punkt “Texte schreiben” nochmal zu unterteilen: Text für Produkt A, Text zu Projekt B und Text zu Erfahrungsbericht C. Jetzt kommen wir der Sache schonmal näher, denn jetzt haben wir konkrete Aufgaben, die vielleicht jeweils in ein bis zwei Tagen machbar sind.

Denn das ist das Ziel: Brechen Sie Ihr Projekt so weit hinunter, bis Sie bei Tagesaufgaben angelangt sind. Dann ist der Berg nicht mehr ganz so hoch und Sie sehen die einzelnen Schritte, die Sie gehen müssen, um ans Ziel zu gelangen.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Teilaufgaben nun zeitlich einordnen. Dabei empfiehlt es sich in der Planung mit dem letzten Schritt zu beginnen und dann sozusagen vom letzten Schritt zeitlich zurückzurechnen. Wie lange brauchen Sie für jeden Schritt? Irgendwann kommen Sie dann bei Ihrer ersten Aufgabe an und haben einen konkreten Starttermin. Vergessen Sie dabei nicht, sich genügend Puffer einzubauen, Sie wissen nicht, welche Änderungen sich während des Projekts ergeben.

Hat ihnen dieser Beitrag geholfen? Wie gehen Sie Projektplanungen an?

 

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