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Modern Collaboration mit Office 365

Die Cloud-Lösungen der Office-Produktreihe sind auf dem Vormarsch in die Büros deutscher Firmen aller Größen. Wir haben uns daher mit Trainer und Office 365-Experte Aaron Siller unterhalten und das Thema Office 365 unter die Lupe genommen.

brainymotion: Beginnen wir mit den Basics: Was ist Office 365 überhaupt?

Aaron: Office 365 ist ein Software as a Service Modell (SaaS) von Microsoft. Sprich, die Kombination aus Online Services, z.B. E-Mail- oder Telefonie-Service, und der damit verbundenen lokal installierten Software, die dementsprechend entweder online oder auch lokal auf dem Tablet, festen PC oder Laptop verwendet werden kann.

Was macht den Unterschied zum „normalen“ Office aus?

Hier sind zwei Aspekte wichtig. Zum einen geht es darum, dass Microsoft nicht mehr nur ein festes Paket anbietet, wie wir das bisher kannten. Da haben wir uns ein Office-Paket, beispielsweise 2016, gekauft und dafür einen entsprechenden Preis gezahlt. Mit Office 365 geht Microsoft einen anderen Weg und bietet ein Abo-Modell an. Das bedeutet, dass wir im Laufe des Monats, quasi täglich, die Anzahl unserer Abonnements in Office 365 erhöhen oder senken können. Damit sind wir weitaus flexibler und haben, anstatt alle paar Jahre einen hohen Invest für ein moderneres Office-Paket, konstant gleichbleibende Kosten.

Der zweite Aspekt dreht sich um das Thema Collaboration Working. Dauerhafte Updates, neue Funktionalitäten und die Online-Anbindung, die Office 365 zur Verfügung stellt, sorgen für komplett andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Wir können beispielsweise zusammen an einem Dokument arbeiten, ohne, dass es ein anderer sperrt. Denn wer kennt es nicht: Man geht auf ein Netzlaufwerk, möchte ein Dokument öffnen und es ist durch einen anderen Benutzer gesperrt. – Das ist mit Office 365 einfach nicht mehr der Fall. Denn wir haben hier nicht nur die Möglichkeit, Dokumente offline zu bearbeiten, sondern eben auch online. Wenn man möchte, kann man zu zweit, zu dritt oder sogar mit 100 Mitarbeitern gleichzeitig an einer Tabelle arbeiten. Das wird natürlich auch alles intelligent getrackt, sodass der Überblick, wer was gemacht hat, bestehen bleibt. Außerdem habe ich durch den Cloud-Speicher OneDrive die Möglichkeit, von jedem Device auf meine gespeicherten Dateien zuzugreifen.

Ich möchte noch einmal auf den Aspekt eingehen, dass man die Abos flexibel anpassen kann. Bezieht sich das nur auf die Anzahl?

Nein, nicht nur. Ich kann, wie erwähnt, nach Bedarf die Anzahl der Abonnements bzw. Lizenzen – die Begriffe können in diesem Fall gleichgestellt werden – erhöhen oder senken. Ich kann zusätzlich aber auch den Inhalt meines Abos anpassen. Das funktioniert über verschiedene Lizenzen. Je mehr du ausgibst, desto mehr Apps bekommst du. Was jede Lizenz stets hat, sind aktuelle Updates. Ein Beispiel: Wir brauchen noch Power BI. Das nutzen wir bisher nicht. Was brauchen wir jetzt dafür? Wir brauchen die Lizenz E5. Der Administrator kauft an dieser Stelle anstatt der bisherigen Lizenz die E5. Das sind dann drei, vier Klicks und schon haben wir alle die App. Da muss nichts mehr installiert oder eine große Summe auf einmal investiert werden, sondern das ergibt dann z.B. 2€ mehr pro Lizenz.

Verstanden! Zum Punkt Collaboration Working: Wir alle kennen Excel, Word und Co. Bei Office 365 gibt es aber auch eine Reihe neuer Applikationen. Was kannst du uns dazu sagen?

Genau. Ein Musterbeispiel für diese Applikationen ist Microsoft Teams. Dies ist die zentrale Plattform, die Microsoft verwendet, die in Zukunft auch solche Themen wie Skype for Business oder auch, zum Teil zumindest, klassische E-Mails ablösen wird. Innerhalb von MS Teams erhalten wir die Möglichkeit, sich zu äußern, Dateien auszutauschen, Videokonferenzen abzuhalten, Präsentationen durchzuführen, Notizen freizugeben und auch andere Apps zu inkludieren. Das gilt für jeden, der in diesem Microsoft Teams drin ist – das können wir zwei sein, das können aber auch 2000 Leute sein.

Für mich als Enduser sehe ich eine Menge Vorteile. Wie schaut es denn auf Administrierungsebene aus?

Die Medaille hat immer zwei Seiten. Weil Office 365 Software as a Service ist, ist unter Umständen ein Nachteil, dass ich einen Teil der Kontrolle, die ich bei einem klassischen Office Paket nun einmal habe, abgeben muss. Ich lagere das Ganze aus. Manche Administratoren möchten diese Kontrolle nicht abgeben, denn wenn etwas in den Microsoft-Rechenzentren passiert, hat man selbst keine Handhabe mehr darüber, wie schnell der Fehler behoben wird.

Ein Vorteil des SaaS-Modells ist gleichzeitig aber auch, dass ich mich als Admin nicht mehr um die dahinterliegende Hardware kümmern muss. Es ist nicht mehr meine Aufgabe dafür zu sorgen, dass Services, wie z.B. der E-Mail-Versand oder meine Videotelefonie, überhaupt zur Verfügung stehen. Wenn Wartungsarbeiten anstehen oder ein Server abraucht, dann bin ich nicht derjenige, der dafür verantwortlich ist, das am Laufen zu halten. Das ist Microsoft.

Weiterhin erleichtert es mir insofern, dass nicht nur die Endanwender eine zentrale Plattform haben, über die sie arbeiten können, sondern auch die Admins über den Browser ein zentrales Portal zur Verfügung gestellt bekommen. In diesem können sie Skype for Business, Teams, Exchange online, das Active Directory, sprich das lokale Benutzerverzeichnis, die –verwaltung und die Richtlinien etc. über ein zentrales Dashboard verwalten.

Was würdest du Unternehmen raten, die überlegen, Office 365 zu migrieren? Worauf sollten sie achten?

Bei der Überlegung “Migration ja oder nein?”, sind drei Punkte essenziell. Ich würde Unternehmen als erstes raten, nicht nach Funktionen zu schauen, sondern danach, wo die jeweiligen Probleme liegen. Sprich, wo sind bei den Mitarbeitern Strukturen vorhanden, die zeitfressend sind? Und welche Office365 Apps können wir da verwenden, die diese Zeitfresser zu eliminieren? Es soll nicht gearbeitet werden, um zu arbeiten. Wirklich intelligentes Arbeiten ist das Ziel. Und das macht Office 365 möglich.

Zweitens sollte sich die Frage gestellt werden, auf welchem Stand die IT aktuell ist. Wie ist meine Infrastruktur? Was muss davon eventuell ausgetauscht werden? Und schließlich: Was können wir von Office 365 dafür verwenden?

Und Drittens würde ich jedem Unternehmen raten, einen Kostencheck durchzuführen und zu schauen, wie hoch die aktuellen Kosten sind und wie hoch sie im Vergleich mit Office365 wären. Aber aufgepasst: Diese Rechnung sollte in Bezug auf die nächsten 5 bis 10 Jahre aufgestellt werden. Denn Hardware, Weiterbildung der Mitarbeiter, Updates, Zeit, das sind alles Punkte, die sich in den Jahren summieren werden und die die Kosten für die Einführung von Office 365 und vor allen Dingen auch des Betriebes um einiges übersteigen. Der Betrieb einer Office 365 Umgebung ist auf Dauer gesehen definitiv kostensparender.

Wie gestaltet Office 365 deiner Meinung nach die Zukunft von Arbeit, im speziellen Teamarbeit?

Microsoft ist in der Hinsicht ja wirklich ein Vorreiter und ein exzellentes Beispiel, wenn es darum geht, den Modern Workplace zu gestalten. Denn es bietet seinen Mitarbeitern an, von überall aus zu arbeiten. Und das ist nur möglich, weil Microsoft intelligente Apps verwendet, wie ein MS Teams, ein Flow z.B. um daily Tasks zu automatisieren, ein Sway, was bei weitem nicht so aufgeladen ist wie ein PowerPoint, sondern dir nur 3 bis 4 Designoptionen bietet, aber trotzdem immer noch gut aussieht und jeden völlig ausreichend ist. Und wenn wir den Punkt erreicht haben, dass du als Mitarbeiter eines Unternehmens, wenn du an einem Montag wieder ins Büro kommst, nicht zuerst deine Mails checken musst, um zu schauen, welche Mails wirklich relevant sind, sondern in dein Teams reinschaust, um zu gucken, wo du genannt worden bist, dann ist das Ziel erreicht.

Du bist also der Meinung, dass Mails abgelöst werden können von Teams?

Es gibt Kunden, die machen das schon. Beispielsweise ein internationaler Kunde von mir, hat einen Standort in Brasilien und dort arbeiten sie mit überraschend wenigen E-Mails. Die machen so gut wie alles nur über Teams. Das sind Sachen, die dort schon längst gelebt werden, die in Deutschland beim Kunden aber noch nicht angekommen sind. Deswegen die Trainings ? Und ja, wenn Du dein Microsoft Teams aufrufst und schaust, wo du genannt wurdest, macht das durchaus Sinn. Wir bilden Gruppen für Projekte, ohne an irgendeinen Verteiler schicken etwas zu müssen. Ich habe gar keine Lust dazu, nochmal extra mein Outlook zu öffnen und den Verteiler rauszusuchen, um eine neue Rundmail zu schicken etc. Das mache ich alles in Teams.

Noch ein Tipp zum Schluss?

Ja, es gibt einen Gedanken, den habe ich immer wieder im Kopf: Wenn ein Unternehmen heute von dir erwartet, zu 100% an einem festen Arbeitsplatz innerhalb eines Bürokomplexes zu sitzen und zu arbeiten ist das, zumindest aus IT-Sicht, äußerst hinter der Zeit. Denn nach dem heutigen Stand mit den technischen Mitteln, die zur Verfügung stehen, mit der Agilität, die wir durch ein Office365 bekommen, ist es nicht mehr erforderlich, dass ich zwingend in Frankfurt sitzen muss, um beispielsweise für brainymotion zu arbeiten. Und wenn ich aus São Paulo das bessere Ergebnis liefern kann, weil ich produktiver bin, wenn ich am Strand sitze, während ich meine E-Mails bearbeite und meine Projekte fertig stelle, dann ist das gut so. Das ist das, was eine Microsoft vorlebt. Das ist modern Workplace.

 

Vielen Dank, Aaron für das tolle Interview! Möchten Sie sich zum Thema beraten lassen, kontaktieren Sie uns jederzeit gern! Ebenfalls finden Sie hier alle Trainings zum Thema Office 365.

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