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Office 365 Migration - Ein Erfahrungsbericht

Liebe brainymotion Freunde,

ein international agierender brainymotion-Kunde befindet sich seit Anfang des Jahres in einer Office 365 Migration. Wie es Ihnen, ausnahmsweise mal abgesehen von Covid19, damit geht und wie brainymotion hier unterstützt, erfahren Sie in diesem Interview.

brainymotion: Was hat Sie dazu bewogen, Office 365 zu migrieren? Gab es einen konkreten Auslöser oder hatten Sie Vorteile, die mit einer solchen Migration verbunden sind, vor Augen?

Kunde: Auslöser bei uns im Unternehmen war, modern und zukunftsorientiert aufzutreten. Und der eigentliche Treiber oder Mehrwert, der mit Office 365 verbunden ist, ist Kollaboration und Vernetzung. Sowohl das miteinander Arbeiten und die Kollaboration der Mitarbeiter am Standort, aber auch insbesondere im Rahmen der Internationalisierung, das heißt die Kollaboration mit unseren Tochterunternehmen, die über insgesamt 6 Länder weltweit verteilt sind. Die Messe kennt man ja in München als deutsches Unternehmen, 20-30 % des Umsatzes macht die Messe aber im Ausland.

Dann macht es als internationales Unternehmen ja auch Sinn, stärker den Fokus auf das Thema Kollaboration zu setzen, oder?

Richtig. Der erste richtige Erfolgsfaktor im Unternehmen war der Einsatz von Teams, um im internationalen Kontext Telefonkonferenzen durchzuführen. In „der alten Welt“ hatten wir einen Videokonferenzraum, und das System, das da noch im Einsatz war, ist kompliziert und für die IT unheimlich aufwändig, es Instand zu halten. Teams als Kommunikationstool hat einfach den Mehrwert, über Screensharings die gleiche Ansicht zu haben und mit der Kamera auch sein Gegenüber zu sehen. Es folgte ein „Endlich!“ und „Juhu!“ aus den Bereichen, die viel mit den Auslandsgesellschaften zusammenarbeiten.

Super, dass Teams so einen erfolgreichen Start im Unternehmen hatte. Welche weiteren Produkte aus der Office 365 Palette haben Sie anschließend im Unternehmen ausgerollt?

Der zweite große Punkt war die Einführung von OneDrive unter dem Gesichtspunkt, Dokumente miteinander zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Zuvor haben wir über einen FTP Server gearbeitet und uns die Dokumente immer wieder zugeschickt, sodass wir einen erheblichen Mehraufwand hatten.

Danach haben wir immer mehr Apps eingeführt. Wir haben SharePoint im Einsatz, Project Online und Ende letzten Jahres haben wir zusätzlich zu Teams noch Planner. Im Sommer hatten wir dazu ein Pilotprojekt mit ausgewählten Unternehmensbereichen (IT, Marketing) und unternehmensweit im November.

Wie lief das?

Es gab ein großes Bedürfnis nach einem solchem Tool, denn einige verschiedene Alternativen sind schon im Einsatz. Aber sollten wir nicht alle dasselbe verwenden? Dadurch könnte man sich mit ein paar Guidelines unternehmensweite Unternehmensplattformen aufbauen. Das ist allerdings noch in Arbeit, auch wenn der Verwendungsbereich von Teams und Planner immer größer wird. Es dauert aber noch ein bisschen, bis wir wirklich sagen können „So wollen wir arbeiten“ und bis wir Best Practices definieren können. Was auch daran liegt, dass jeder ein bisschen lernen muss. Und dass Teams noch nicht am Ende seiner Entwicklung ist und sich da auch noch einiges verändert wird.

Sie sprachen gerade davon, dass es sich eher langsam im Unternehmen ausbreitet. An was liegt das?

Es ist ja doch sehr neu für viele, gerade wer sich nicht eingehend mit Office oder IT Systemen auseinandersetzt. Der Arbeitsbereich oder der Fokus der Mitarbeiter ist halt nun mal ein anderer. Es ist nur ein Mittel zum Zweck und nicht der Kern der Arbeit und des Unternehmens. Wer sich nicht damit auseinandersetzt, wartet eher darauf, dass Dinge an die Hand gegeben werden. Wir haben mit Teams eine Möglichkeit für die, die Interesse daran haben, so zu arbeiten. Wir schreiben das aber niemanden vor, das geht einfach nicht. Aber so arbeiten wir ein bisschen daran, zukünftige Arbeitsweisen anzugehen, sich damit anzufreunden und auch letztendlich damit zu wachsen.

Kann man dieses RollOut und die Art, den Mitarbeitern das Tool an die an die Hand zu geben, als Herausforderung bezeichnen?

Ja, auf jeden Fall. Wir haben sehr viele Maßnahmen ergriffen. Mit dem initiativen RollOut hatten wir hier Einführungstage, jeweils mit sechs Stunden am Tag inkl. Präsentationen. Es war sehr großes Interesse vorhanden. Und da hat man schon so ein bisschen rausgehört: Ca. 20% aller Mitarbeiter kennen das bereits, weil sie das auch im Privatumfeld nutzen. Die sagen: „Alter Hut, wird ja auch mal Zeit, dass das bei uns auch kommt.“ Dann gibt es die Mitarbeiter, die schnell Dinge auszuprobieren, weil sie einfach neugierig sind. Und ungefähr die Hälfte der Mitarbeiter sagen: „Brauche ich das wirklich? Wofür denn? Da kenne ich mich nicht damit aus, ich brauche eine klare Anweisung, wann und wie ich damit umzugehen habe!“ So würde ich es ungefähr einschätzen und die letzte Hälfte ist wirklich schwer zu kriegen.

Es liegt ja im Naturell des Menschen, sich erstmal gegen Veränderungen zu wehren. Und da ist es nur logisch, dass es manchmal etwas länger dauert, bis sich manche Menschen mit etwas Neuem auseinandersetzen. Was machen Sie dafür? Sie haben uns, brainymotion, als Partner im Trainingsbereich. Hilft das, Ihre Mitarbeiter zu motivieren, sie zu sensibilisieren und ihnen zu zeigen, dass es ja keine Last ist, sondern eine Hilfe zur leichteren Zusammenarbeit ist?

Das hilft auf jeden Fall und das Interesse ist groß. Im Unternehmen machen wir weiter Werbung für eine moderne Arbeitsweise, die etwas anders ist als das, was man aus der Vergangenheit gewohnt ist. Jeder, der interessiert ist, kann sich entweder ein Einführungsvideo auf der Microsoft Seite ansehen. Wer aber lieber eingehender und persönlicher angesprochen und geschult trainiert werden möchte, hat bei Ihnen die Möglichkeit, das sowohl online als auch vor Ort mit einem Trainer zu tun. Wir haben zusammen mit brainymotion im Intranet einen Artikel geschrieben. Nach zwei Tagen der Veröffentlichung hatten wir schon 40 Anmeldungen. Das Interesse ist also groß und der Bedarf ist auch da.

Was waren denn die Gründe, sich für brainymotion zu entscheiden?

Wir haben ein Drittel der Mitarbeiter mit neuen Geräten ausgestattet, und auch auf Windows 10 umgestellt. Im Zuge dieser Umstellung haben wir uns nach einem Schulungspartner umgehört. Wir haben uns mehrere Anbieter und deren Konzepte angeschaut. An dieser Stelle hat brainymotion einfach überzeugt und wir haben uns dann am Ende für Ihr Unternehmen entschieden. Zum einen liegt das am Schulungskonzept. Die Möglichkeit, unterschiedliche Trainingsformate auszuwählen, entweder sich brainyYOU Videos anzusehen oder Sie im Center zu besuchen, das bietet sich aufgrund des kurzen Weges an. Das war auf jeden Fall ein Pluspunkt, da das Unternehmen direkt nebenan ist.

Wie läuft die Zusammenarbeit bis jetzt?

Die ersten Trainings starten im Februar. Wir haben eine Einführungsveranstaltung für Windows 10 und die neuen Endgeräte durchgeführt. Das war jeweils ein drei Stunden Termin mit jeweils 10 Teilnehmern. Im Zuge dieser Hands-On Session haben die Mitarbeiter Ihre Geräte erhalten. Ein Teilaspekt hierbei war, Office 365, die Verwendung von Teams. Und jetzt möchten wir in die Vertiefung der Office 365 Apps gehen. Die Veranstaltungen waren ein voller Erfolg. Das Feedback der Mitarbeiter, was den Trainer und das Format angeht, war wirklich sehr, sehr positiv.

 

Das hören wir natürlich gerne. Vielen Dank, für Ihre Zeit. Wir wünschen Ihnen noch weiterhin viel Erfolg und freuen uns auf die weitere positive Zusammenarbeit!

Lesen Sie hier mehr zum Thema Office 365.

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